Складской учёт: как навести порядок на складе — гайд

Любому производственному или товарному бизнесу рано или поздно приходится внедрять складской учёт. Тема сложная и обширная, и многие предприниматели просто не знают, как к ней подступиться, — а наломать дров тут можно прилично. Я в ней разбираюсь хорошо: как минимум дважды внедрял складской учёт в собственных бизнесах и однажды организовывал переезд логистического комплекса на 10 000 квадратных метров. Разберём по порядку: зачем нужен складской учёт, на каких принципах строится, из чего состоит и в какой системе его вести.

Зачем нужен складской учёт

Есть несколько логичных причин, по которым к складскому учёту приходят.

Контроль активов. Часть ваших активов — это не только деньги, но и товары на складах. По сути на складе лежат ваши деньги, конвертированные в товар. Если учёт не налажен, вы не знаете, сколько их там и в каком товаре, — а значит, эти активы можно унести, испортить, и вы об этом не узнаете, пока не констатируете убыток.

Управленческая отчётность и себестоимость. В товарном и производственном бизнесе значительная часть затрат — это себестоимость. А точно посчитать её невозможно, не понимая, сколько товара и материала пришло на склад и ушло с него. Без складского учёта корректный управленческий учёт в таких компаниях практически не построить.

Аналитика и планирование. Без учёта вы не можете планировать закупки: не видите, какого товара слишком много, какой нужно быстро распродать, а какой — докупить. Всё это даёт только хорошо поставленный складской учёт с отчётами по движению товара.

Обязательное условие для части бизнесов. Интернет-магазины и компании, работающие с маркетплейсами, без складского учёта просто не смогут обеспечить быструю и точную комплектацию заказов — нужно понимать, на какой полке лежит какой товар.

Кому и когда нужен складской учёт

Складской учёт нужен не всем и не в одинаковом объёме. Ориентируйтесь по типу бизнеса и его размеру.

• Товарный бизнес и торговля — учёт нужен практически всегда: товар это ваши деньги на полках, и без контроля они утекают незаметно.
• Производство — обязателен, причём в самом сложном виде: без него не посчитать себестоимость и не спланировать закупку сырья.
• Интернет-магазины и работа с маркетплейсами — без учёта не обеспечить точную и быструю комплектацию, а ошибки в отгрузках бьют по рейтингу и деньгам.
• Услуги без товарных запасов — складской учёт, по сути, не нужен.

Что касается момента: пока склад маленький и позиций мало, достаточно простой таблицы. Задумываться о полноценной системе стоит, когда номенклатуры становится много, появляются несколько складов, растёт число операций и вы перестаёте на глаз понимать, что и где у вас лежит.

4 принципа складского учёта

Прежде чем внедрять, запомните базовые принципы, без которых учёт не заработает.

1. Все операции — в одной системе. Если приходы вы ведёте в табличке, а реализацию проводите в другой программе, учёт либо не получится, либо будет полон ошибок. Все операции должны фиксироваться в одной и той же системе.

2. Каждая операция документируется сразу. Как только что-то забрали со склада или привезли на склад — тут же фиксируйте это документом в учётной системе, а не «потом».

3. Вносим только по факту. Не заносите в систему товар, который ещё в пути, и не списывайте то, что планируете отгрузить завтра. Иначе получите хаос — проверено на практике.

4. Целесообразность. У предпринимателей часто есть тяга контролировать каждую копейку и каждый обрезок материала. Вспомните правило Парето: 80% денег содержится в 20% товарных остатков. Не считайте каждый гвоздь и шурупчик — такие мелочи проще сразу списывать в себестоимость. Иначе вы только усложните учёт и потратите ресурсы на обслуживание раздутой системы, ничего на этом не заработав.

Павел Котов

Эксперт по систематизации бизнеса

Задать вопрос

Самая частая ошибка новичков — попытка контролировать каждый гвоздь. Вспомните Парето: 80% денег лежит в 20% остатков. Дорогие и оборачиваемые позиции держите под жёстким учётом, а мелочёвку списывайте в себестоимость сразу. Раздутая система съест больше ресурсов, чем сэкономит.

Две главные сущности: места хранения и номенклатура

Чтобы система заработала, в неё вносят две основные сущности. И сразу важный принцип: чем больше сущностей в учёте, тем сложнее и дороже его поддерживать. Относитесь к сущностям экономно — их избыток создаёт бардак.

Места хранения

Это все точки, где хранятся ваши товары и материалы. У них разный уровень детализации. Для одного бизнеса оптимальное место хранения — огромный склад (лежит металлический лист на складе — и достаточно). Для другого — конкретная полка или стеллаж. Для интернет-магазина или работы с маркетплейсами, где важна быстрая комплектация, нужно адресное хранение: у каждой ячейки свой адрес, и вы точно знаете, где какой товар. Иногда местом хранения бывают даже люди — например, менеджер, который возит с собой дорогие образцы.

Но помните: чем детальнее места хранения, тем геморройнее поддерживать учёт. При адресном хранении даже перекладывание товара на соседнюю полку должно отражаться в системе — нагрузка на учёт заметно выше. Продумайте заранее, какой уровень детализации реально нужен вашему бизнесу.

Номенклатура

Номенклатуру ещё называют артикулами или SKU — это все виды товаров, которые вы учитываете. К ней привязываются штрихкоды, через которые автоматизируется учёт (как в пунктах выдачи маркетплейсов). У номенклатуры бывают характеристики (цвет, размер, объём) и единицы измерения (штуки, килограммы, метры, объём). Учитывать товар в штуках или в килограммах — это немного разный учёт с разными процессами, поэтому единицы и характеристики лучше продумать заранее: менять их потом трудозатратно. И снова правило: не плодите характеристики без необходимости.

Операции складского учёта

Глобально операции делятся на три вида: приход, расход и перемещение.

Приход — товар появляется на складе: закупка у поставщика, возврат от клиента, оприходование (нашли на складе то, что не числилось), поступление готовой продукции из производства.

Расход — товар уходит: продажа, передача материала в производство, списание (что-то пропало или испортилось — фиксируете убыток; эту операцию материально ответственные не любят).

Перемещение — товар переходит с одного склада на другой внутри компании. Штука простая, но именно в ней делается много ошибок. Я рекомендую относиться к перемещениям серьёзно и по возможности минимизировать их — на практике из-за них возникает масса проблем.

Инвентаризация. Отдельная важная операция: вы пересчитываете все фактические остатки и сравниваете с тем, что числится в системе. Излишки (есть по факту, нет в системе) — приходуете; недостачи (есть в системе, нет по факту) — списываете. Смысл инвентаризации — синхронизировать учётную систему с реальностью, чтобы она отражала настоящие остатки. Все эти операции нужно фиксировать последовательно — пропустите какую-то, и в учёте гарантированно будет бардак.

Стоимостной учёт: FIFO, LIFO, по средней

Обычно предприниматели хотят вести учёт не только в штуках, но и в стоимости — понимать, сколько стоит каждая единица на складе. Для этого нужен стоимостной учёт: приходуем товар по цене закупки, списываем по ней же. Но что делать, если товар приходил партиями по разной цене? Есть несколько методов.

• FIFO (First In First Out) — «первый пришёл, первый ушёл». Система списывает тот товар, что поступил на склад раньше. Логично и просто.
• LIFO (Last In First Out) — «последний пришёл, первый ушёл». На мой взгляд, нелогично, реальных кейсов использования я не встречал и применять не советую.
• По средней себестоимости — самый удобный вариант. Вся себестоимость складывается в общий «котёл», делится на количество штук, и каждая единица списывается по средней цене. Ошибки минимальны: если что-то списали не так, разница компенсируется в следующей партии. Самый популярный и применимый метод.
• Серийный учёт — для крупных компаний: каждая партия или единица имеет свою серию, движение учитывается строго по ней. Самый точный, но самый дорогой и трудозатратный. Малому и среднему бизнесу к нему стремиться не нужно.

Важный нюанс: когда вы находите товар на складе при инвентаризации, непонятно, по какой цене его приходовать — неизвестно, из какой он партии. Для этого в системе заводят прайс-листы: по ним система знает, по какой средней себестоимости учитывать найденный товар. Иначе она оприходует его по нулевой цене, и получится, что товар как бы ничего не стоит. И ещё: складской учёт никогда не бывает идеально точным — не стремитесь к идеалу, стремитесь минимизировать ошибки и связанные с ними потери.

В какой системе вести складской учёт

Только открыли бизнес, небольшой склад, несколько позиций? Не заморачивайтесь — откройте таблицу и организуйте учёт в ней. Со временем такой системы станет не хватать, но и деньги на более мощную к тому времени появятся.

Облачные решения (МойСклад). Подходят для простого учёта в небольших бизнесах. Как ведут себя на больших объёмах — сказать не берусь.

1С. Когда мы внедряем складской учёт, чаще всего используем 1С: в линейке много продуктов. Есть специализированная 1С ВМС для складского учёта в крупных компаниях (с адресным хранением), 1С ERP для производства (но дорогая и сложная во внедрении), есть решения попроще вроде «Управление торговлей» — для среднестатистической товарной или производственной компании их вполне достаточно. Плюсы 1С — надёжность, гибкость, правильно выстроенная учётная система, много решений и специалистов. Минусы — часть решений дорогая, а интерфейс многим кажется устаревшим.

WMS для крупных. Для суперкрупных логистических комплексов и фулфилментов есть отдельный класс софта — WMS (Warehouse Management System), система управления складом. Её подбирают под конкретную задачу.

Частая ошибка — вестись на «модные» программы с красивым интерфейсом, но слабым движком. В них стоимостной, количественный и партийный учёт со временем «едет», и люди всё равно возвращаются на надёжные системы. Прежде чем внедрять софт, серьёзно изучите и его функциональность, и подрядчика, и обязательно соберите обратную связь: найдите склады, которые давно и успешно работают на этой системе, и поговорите с ними.

Павел Котов

Эксперт по систематизации бизнеса

Задать вопрос

Не выбирайте складскую программу по красивому интерфейсу. Я не раз видел, как компании велись на модный вид, а через полгода стоимостной и партийный учёт у них ехал, и они возвращались на надёжные системы. Прежде чем внедрять — найдите склады, которые давно работают на этой системе, и поговорите с ними.

Автоматизация: штрихкоды, ТСД и интеграции

Ручной складской учёт на больших объёмах превращается в ад: люди устают, ошибаются, путают позиции. Поэтому учёт автоматизируют.

Основной инструмент автоматизации — штрихкоды и терминалы сбора данных (ТСД). К каждой позиции номенклатуры привязывается штрихкод, кладовщик сканирует товар при приходе, отгрузке, перемещении и инвентаризации — операция попадает в систему мгновенно и без ручного ввода. Это резко снижает число ошибок и ускоряет работу склада. Именно так устроены пункты выдачи маркетплейсов: сотрудник сканирует, система сама списывает.

Второй пласт — интеграции. Учётная система связывается с интернет-магазином, кассой, CRM и площадками маркетплейсов, чтобы остатки обновлялись автоматически, а заказы сразу попадали на комплектацию. Без интеграций менеджеры вручную переносят данные из одной системы в другую — это медленно и снова ведёт к расхождениям.

Но автоматизировать имеет смысл то, что уже работает. Если процессы на складе хаотичны, автоматизация лишь ускорит хаос. Сначала наведите порядок в учёте, а потом накладывайте на него штрихкоды и интеграции.

Как часто проводить инвентаризацию

Инвентаризация — главный инструмент поддержания учёта в порядке, поэтому проводить её нужно регулярно, а не «когда что-то пропало».

• Полная инвентаризация всего склада — как минимум раз в год, а лучше раз в квартал. Обычно требует остановки отгрузок, поэтому её планируют заранее.
• Выборочная (циклическая) инвентаризация — пересчёт отдельных групп товара по графику, без остановки склада. Удобна для больших складов: за период через сверку проходит вся номенклатура, а работа не встаёт.
• Внеплановая — при смене материально ответственного, подозрении на воровство или крупных расхождениях.

Чем дороже и «текучее» товар, тем чаще его стоит пересчитывать. И помните принцип целесообразности: считать каждую мелочь ежедневно бессмысленно, а вот дорогие позиции держать под контролем — обязательно.

Если пересчёт показал расхождение, дальше начинается отдельная процедура: зафиксировать недостачу документами, установить причину и только потом решать вопрос об ответственности. Порядок по шагам — в разборе что делать при недостаче.

Особенности складского учёта на производстве

Учёт на производстве — самый сложный вид складского учёта. В отличие от товарного бизнеса, где товар просто приходит и уходит, здесь появляется промежуточная операция — переработка: из одного вида продукции создаётся другой. Поэтому есть свои особенности.

Во-первых, вся номенклатура делится как минимум на два типа: материалы (сырьё, из которого производят) и готовая продукция. Иногда добавляется третий тип — полуфабрикаты. Во-вторых, появляется дополнительная операция производства продукции: материал списывается, а готовая продукция приходуется на склад. Именно эта переработка и делает производственный учёт заметно сложнее товарного, поэтому подходить к нему нужно особенно внимательно.

Как внедрить складской учёт: пошаговый план

Если собираетесь наводить порядок на складе, двигайтесь по шагам — так меньше шансов увязнуть.

1. Определите цели. Ответьте, зачем вам учёт: контроль остатков, себестоимость, комплектация для маркетплейсов, планирование закупок. От целей зависит глубина учёта — не стройте адресное хранение там, где хватит учёта «по складу».
2. Выберите уровень детализации. Решите, что для вас место хранения (весь склад, стеллаж, ячейка) и какие характеристики и единицы измерения нужны у номенклатуры. Помните про целесообразность: лишние сущности только утяжеляют систему.
3. Наведите порядок в номенклатуре. Составьте единый справочник товаров: артикулы, штрихкоды, единицы измерения. Это фундамент — на грязном справочнике учёт не построить.
4. Выберите систему. Под размер и задачи: таблица, облако вроде МойСклада, 1С или WMS для крупных. Не гонитесь за красивым интерфейсом — смотрите на движок и отзывы реальных складов.
5. Опишите процессы и обучите людей. Пропишите, кто и как проводит приход, расход, перемещение и инвентаризацию. Учётная система работает ровно настолько, насколько дисциплинированно люди фиксируют операции.
6. Проведите стартовую инвентаризацию. Пересчитайте фактические остатки и внесите их в систему как отправную точку. С этого момента учёт ведётся строго по факту.
7. Контролируйте и корректируйте. Регулярные инвентаризации, разбор расхождений, донастройка процессов — учёт это не разовый проект, а живая система.

Частые ошибки в складском учёте

Ошибки на складе почти всегда однотипные — вот те, что встречаются чаще всего.

• Учёт в нескольких системах. Приход в тетради, продажи в CRM, остатки в голове кладовщика — данные никогда не сойдутся. Всё должно быть в одной системе.
• Фиксация «потом». Операции вносят не сразу, а в конце дня или недели по памяти. Результат — расхождения и потерянные документы.
• Внесение не по факту. В систему заносят товар, который ещё едет, или списывают то, что только собираются отгрузить. Учёт перестаёт отражать реальность.
• Избыток сущностей. Пытаются учитывать каждый шуруп, плодят характеристики и места хранения — система становится неподъёмной, а пользы ноль. Помните про Парето.
• Гонка за красивым софтом. Выбирают программу по интерфейсу, а не по надёжности движка, и через полгода стоимостной учёт «едет».
• Игнорирование инвентаризаций. Без регулярной сверки с реальностью данные в системе постепенно расходятся с фактом, и доверие к учёту теряется.
• Учёт без ответственных. Никто персонально не отвечает за корректность операций — значит, за них не отвечает никто.

Если нужно внедрить складской учёт под ключ

Как видите, складской учёт — тема большая и с множеством подводных камней: принципы, сущности, операции, методы списания, выбор системы. Ошибиться на любом этапе — значит потом долго разгребать бардак в остатках и терять на этом деньги. Мы в Business Commandos систематизируем бизнес и внедряем складской учёт: проведём аудит вашей ситуации, поможем выбрать и настроить систему, подберём подрядчика и доведём внедрение до порядка на складе. Заходим, наводим порядок, оставляем работающую систему.

Часто задаваемые вопросы