Должностная инструкция: как составить и внедрить в работу

Сотрудник не понимает, что входит в его обязанности. Руководитель тратит час на объяснение очевидных вещей. Увольняется человек — и никто не знает, как выполнять его работу.

Знакомо? Должностная инструкция решает эти проблемы. Но только если она рабочая, а не формальная бумажка для отдела кадров. В этой статье разберёмся, как сделать должностную инструкцию инструментом управления — таким, который реально используют сотрудники.

Что такое должностная инструкция и почему она не работает

Должностная инструкция — документ, который описывает, что конкретно должен делать сотрудник. Какие у него функциональные обязанности, кому подчиняется, за какие результаты отвечает.

Есть важный нюанс, который многие упускают. Юридическая должностная инструкция и управленческая — это разные документы. Первая нужна для отдела кадров и защиты при трудовых спорах (об этом говорит статья 57 Трудового кодекса). Вторая — чтобы человек реально понимал, что ему делать. Мы говорим о второй.

Важно понимать: Юридическая должностная инструкция и управленческая — это разные документы. Первая нужна для отдела кадров, вторая — чтобы человек понимал, что реально делать.

Управленческая должностная инструкция выполняет три задачи.

Первая — обучение. Новый сотрудник читает и понимает, что от него ждут. Не нужно тратить три дня на объяснения — человек сам разбирается в своих зонах ответственности.

Вторая — договор. Это соглашение между компанией и сотрудником. Чёткие правила игры: что ты делаешь, за что отвечаешь, как оценивается твоя работа.

Третья — база знаний. Если человек уволится, знания не уйдут с ним. Всё задокументировано, следующий сотрудник быстро войдёт в курс дела.

Пример: Менеджер по продажам приходит к руководителю: «А выставление счетов — это моя задача или бухгалтерии?» Если в должностной инструкции чётко написано кто за что отвечает — вопрос не возникнет.

С чего начать — оргсхема или должностная инструкция

Типичная ошибка: компания решает навести порядок и начинает писать должностные инструкции. Садятся, описывают обязанности каждого сотрудника. Через месяц понимают, что половина функций дублируется, а другая половина — ничья.

Правильный порядок: сначала оргсхема, потом должностная инструкция. Оргсхема показывает, какие функции есть в компании и кто за них отвечает. Должностная инструкция — это сбор процессов для конкретной должности. Без понимания общей картины невозможно правильно распределить зоны ответственности.

Внимание: Должностная инструкция — это описание роли сотрудника в бизнес-процессах компании. Сначала оргсхема, потом процессы, потом инструкция. Иначе непонятно, какие процессы включать.

Ещё одно частое заблуждение — путают регламент и должностную инструкцию. Регламент описывает один процесс: например, как обрабатывать заявки. Должностная инструкция шире — она включает все процессы должности плюс правила взаимодействия с компанией.

Системный подход к управлению — сначала оргсхема, потом процессы, потом должностная инструкция. Так работают консалтинговые компании вроде Business Commandos: они не начинают с документов, а сначала выстраивают структуру.

Структура рабочей должностной инструкции

Управленческая должностная инструкция состоит из шести блоков. Каждый решает свою задачу.

Блок 1: Информация о компании

Краткая история, ценности, обращение от собственника. Пишется один раз и вставляется во все инструкции. Новый сотрудник сразу понимает, куда попал. Это не просто формальность — человек должен чувствовать себя частью команды с первого дня.

Блок 2: Описание должности

Зачем существует эта позиция, какую роль играет. Не список обязанностей, а смысл работы. Для менеджера по продажам: «Твоя задача — конвертировать заявки в оплаченные заказы». Сразу понятно, за что человек отвечает и по каким критериям его будут оценивать.

Блок 3: Регламенты по процессам

Здесь перечисляются все процессы должности. Но не текстом — ссылками на отдельные документы.

Совет: Не копируй регламенты в должностную инструкцию. Видел инструкции по 50 страниц — не потому что функционал сложный, а потому что всё запихнули в один файл. Никто это не читает.

Блок 4: Показатели и отчётность

Как измеряется качество работы. Какие KPI, с какой периодичностью отчёты. Сотрудник должен понимать, по каким критериям его оценивают. Без этого должностная инструкция — просто список задач, а не инструмент управления.

Блок 5: Взаимодействие с компанией

Самый объёмный раздел: место в иерархии, расписание, система мотивации, дисциплина, порядок выплат. По сути это «договор» между сотрудником и компанией. Чем понятнее правила — тем меньше конфликтов.

Блок 6: Дополнительная информация

Ссылки на ресурсы, контакты коллег, доступы к системам. Всё, что нужно для старта работы. Новый сотрудник не бегает по офису с вопросами — открывает должностную инструкцию и находит нужное.

Как составить должностную инструкцию пошагово

Семь шагов, которые помогут создать рабочую должностную инструкцию, а не формальный документ.

Шаг 1. Определи место должности в оргсхеме. Кому подчиняется эта позиция? С какими отделами взаимодействует? Без этого понимания невозможно правильно описать функционал и зоны ответственности.

Шаг 2. Собери список бизнес-процессов. Выпиши все процессы, за которые отвечает должность. Не задачи, а именно процессы — повторяющиеся операции с понятным входом и выходом. Для менеджера по продажам: обработка заявок, ведение CRM, работа с дебиторкой.

Шаг 3. Опиши каждый процесс отдельно. Для каждого создай регламент. Или проверь, что он уже существует. В должностную инструкцию пойдут ссылки на эти документы.

Шаг 4. Определи показатели. По каким критериям будешь оценивать работу? Пропиши KPI для каждого ключевого процесса. Это основа для системы мотивации.

Шаг 5. Добавь «договорную» часть. Мотивация, дисциплина, правила взаимодействия. Всё, что касается отношений сотрудника с компанией.

Шаг 6. Сделай документ удобным. Навигация, ссылки, не больше 10-15 страниц основного текста. Если документ неудобно читать — его не будут читать.

Шаг 7. Назначь ответственного за актуализацию. Кто будет обновлять должностную инструкцию при изменении функционала? Без ответственного документ устареет через полгода.

С чего начать: Возьми 3-5 ключевых должностей — тех, где больше всего вопросов «а это чья работа?» Начни с них. Не пытайся описать сразу всех.

Как внедрить должностную инструкцию

Написать должностную инструкцию — половина дела. Вторая половина — сделать так, чтобы её читали и выполняли.

Простая схема: новый сотрудник получает инструкцию в первый день. Читает. Проходит короткий тест — 5-10 вопросов на понимание. Ставит подпись или отметку в системе — «принял, обязуюсь выполнять».

Сравните два варианта: Новый сотрудник вышел на работу. Вариант 1: руководитель лично объясняет всё 3 дня. Вариант 2: сотрудник читает должностную инструкцию, проходит тест, задаёт уточняющие вопросы. Второй вариант экономит 20+ часов времени руководителя.

Но есть подвох. Должностные инструкции устаревают. Через год половина информации уже неактуальна. Поэтому назначьте ответственного за обновление. Обычно это руководитель подразделения или HR. Его задача — раз в квартал проверять, соответствует ли документ реальности.

Дал сотруднику регламент — и всё, он прочитал? Так не работает. Нужен процесс: изучил, прошёл тест, подтвердил что принял. И кто-то должен следить за актуальностью.

Юридический статус должностной инструкции

Частый вопрос: обязательна ли должностная инструкция по закону? Короткий ответ — нет, но рекомендуется.

Трудовой кодекс не требует наличия должностных инструкций. Обязательны только трудовой договор и правила внутреннего распорядка. Однако при трудовых спорах суды часто опираются на должностные инструкции для определения круга обязанностей сотрудника.

Практическая польза очевидна. Если сотрудник не выполняет свои функциональные обязанности, а они зафиксированы в должностной инструкции под подпись — у вас есть основание для дисциплинарного взыскания. Без инструкции доказать что-либо сложнее.

Юридический нюанс: Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или отдельным локальным актом. В первом случае изменения требуют согласия сотрудника, во втором — достаточно ознакомить под подпись.

Плюсы и минусы должностных инструкций

Прежде чем вкладываться в создание должностных инструкций, стоит понимать их ограничения.

Типичные ошибки при составлении должностных инструкций

Разберём главные ошибки, которые превращают должностную инструкцию в бесполезную бумажку.

Ошибка 1: Писать для отдела кадров, а не для сотрудника. Инструкция получается юридически грамотной, но бесполезной. Сотрудник открывает — сплошные «обеспечивает», «осуществляет», «несёт ответственность». Что конкретно делать — непонятно.

Ошибка 2: Всё в одном документе. 50 страниц, где намешаны регламенты, правила, процессы. Никто это не читает. Лучше короткая должностная инструкция со ссылками на детальные регламенты.

Ошибка 3: Забыть про актуализацию. Написали инструкцию, положили в папку. Через год половина неактуальна. Сотрудники перестают воспринимать документ всерьёз — «там всё равно устаревшая информация».

Ошибка 4: Должностная инструкция без системы. Инструкция в вакууме не работает. Нужна оргсхема (кому подчиняется), регламенты (как делать), KPI (как оценивать). Один элемент без остальных — бесполезная бумажка.

Должностная инструкция как часть системы управления

Должностная инструкция — это не самостоятельный документ. Это один элемент в цепочке: оргсхема → бизнес-процессы → должностная инструкция → KPI → контроль исполнения.

Оргсхема показывает место должности в компании. Бизнес-процессы описывают что делать. Должностная инструкция собирает это для конкретного человека. KPI задаёт критерии оценки. Контроль проверяет выполнение.

Уберите любой элемент — система рассыпается. Инструкция без оргсхемы — непонятно кому подчиняется сотрудник. Инструкция без регламентов — непонятно как выполнять задачи. Инструкция без контроля — никто не следит за выполнением.

Важно: Если нет должностной инструкции — другого способа обучать, кроме как лично, у вас нет. А это значит, вы навсегда застряли в операционке.

Именно поэтому консалтинговые компании не начинают с документов. Сначала структура, потом процессы, потом уже должностная инструкция. Иначе вы потратите месяц на составление инструкций, которые никто не будет выполнять.

Должностная инструкция — это один элемент системы. Чтобы она работала, нужны оргсхема, регламенты, KPI и контроль. Если не знаете с чего начать — помогает диагностика бизнеса. В Business Commandos за 5-10 часов с собственником разбирают всю структуру и составляют план внедрения.

Часто задаваемые вопросы

Выводы

Должностная инструкция — это инструмент управления, а не бумажка для отдела кадров.

Три вещи, которые нужно запомнить:

1. Сначала оргсхема — без неё непонятно, какие функциональные обязанности включать в должностную инструкцию.
2. Ссылки вместо копипаста — не дублируйте регламенты, давайте ссылки на них.
3. Назначьте ответственного — кто-то должен следить, чтобы должностные инструкции не устаревали.

С чего начать? Возьмите 3-5 должностей, где больше всего вопросов «а это чья работа?» Опишите их по структуре из этой статьи. Это займёт несколько часов, но сэкономит десятки часов на разборках и конфликтах.

Следующий шаг: Если чувствуете, что должностные инструкции — это только часть проблемы, начните с диагностики. В Business Commandos за одну сессию разбираем структуру компании и составляем план, что внедрять в первую очередь.